Unser Kunde: davengo GmbH

Die davengo GmbH betreut als Dienstleister Laufsportveranstaltungen in ganz Deutschland, darunter Firmenläufe, Volksläufe und große Marathonläufe in Sachen Online-Anmeldung, Startnummernproduktion, Zeitnahme und Ergebnisdienst. Für den reibungslosen Ablauf sorgt ein ganzes Ökosystem an individuellen Software-Lösungen, die von uns entwickelt und betreut werden.

Die davengo Firmenlaufanmeldung in Zahlen (jährlich):

• 160.000 - 220.000 Teilnehmer
• ca. 11.000 Teamcaptains / Teilnehmende Firmen
• ca. 13.000 Teams
• ca. 20.000 Bestellungen (Startplätze und andere Produkte)

Ausgangssituation: Ein System aus 2011 stößt an Grenzen

Die bisherige Firmenlaufanmeldung basierte in ihrer Grundstruktur auf einer Lösung aus dem Jahr 2011. Zwar wurde diese über die Jahre erweitert und teilweise für mobile Endgeräte optimiert, doch die technischen und gestalterischen Grundlagen waren nicht mehr zeitgemäß.

Die Herausforderungen:

• Das Design wirkte mittlerweile veraltet und bot keine modernen Branding-Möglichkeiten
• Es wurden über die Jahre immer wieder neue Funktionen hinzugefügt, die aber nicht in das ursprüngliche UI / UX Konzept passten
• Mobile Endgeräte wurden initial nicht und später dann nicht konsequent unterstützt
• Einige Softwarekomponenten sollen auf neuere und modernere Komponenten umgestellt werden
• Bisher verfügte das System über keine automatisierten Frontend-Tests

Es war klar: Um das stark gewachsene Funktionsspektrum und die Erwartungen moderner Nutzer und Geräte abzubilden, war eine grundlegende Neuentwicklung erforderlich. Gleichzeitig sollte der Funktionsumfang der Anmeldung nicht reduziert werden, aber die Funktionen besser in die Abläufe integriert werden. Für die bessere Wartbarkeit des Systems sollten neue automatisierte Frontend-Tests implementiert werden, die alle Funktionen der Firmenlaufanmeldung nach jeder Änderung erneut überprüfen.

Erster Schritt: Zielsetzung - Inventur, Neuausrichtung und Modernisierung

Im ersten Schritt führten wir gemeinsam mit davengo eine detaillierte Analyse durch.

Die Firmenlaufanmeldung besteht mittlerweile aus deutlich mehr Funktionen als die Basis-Version von 2011. Jeder Screen des alten Systems wurde geprüft, die wichtigsten Kernfunktionen dokumentiert und das entsprechende Nutzerfeedback ausgewertet:

• Erfassung der Teamcaptain Daten
• Kauf von Produkten
• Erfassung von Teams und Teilnehmern
• Sammelanmeldung aus Excel-Dateien
• Änderung der Teilnehmerdaten über Link / QR-Code
• Hinzufügen von Teilnehmern über Link / QR-Code
• Ausgabe von individuellen PDF-Starterlisten
• Einlösen von Gutscheinen
• Verschieben von Teilnehmern zwischen den Teams

Dabei wurden die Anforderungen von Veranstaltern, Läufern, Support-Mitarbeitern und dem internen Team systematisch zusammengetragen. Zusätzlich sollten einige neue Funktionen wie z.B. das Branding umgesetzt werden. Ein besonderes Augenmerk lag darauf, den Übergang vom alten zum neuen System möglichst reibungslos zu gestalten. Bestehende Firmenlaufanmeldungen sollten sich ohne größeren Aufwand auf die neue Plattform umstellen lassen. Auf diese Weise kann davengo die neue Version schrittweise einführen, erste Veranstaltungen gezielt umstellen und das System unter realen Bedingungen testen. Dieses stufenweise Vorgehen ermöglicht es, wertvolle Rückmeldungen von Veranstaltern und Teilnehmern frühzeitig zu berücksichtigen und die neue Anmeldung kontinuierlich weiter zu optimieren. Um dies zu ermöglichen, müssen die beiden Anmeldesysteme für einen gewissen Zeitraum parallel betrieben und gewartet werden.

Zweiter Schritt: Neues Design und neuer Ablauf

Gemeinsam mit davengo entwickelten wir ein neues Konzept für den Grundaufbau der Firmenlaufanmeldung. Im Mittelpunkt stand dabei stets die Nutzererfahrung, sowohl aus Sicht der Veranstalter als auch der Läufer und Team-Captains. Unser Design-Team erarbeitete daraufhin moderne Entwürfe, die regelmäßig mit dem Kunden abgestimmt und weiter verfeinert wurden.

Ziel war es, den gesamten Anmeldeprozess zu vereinfachen, überflüssige Zwischenschritte zu reduzieren und insbesondere die Team-Captain-Übersicht deutlich übersichtlicher und moderner zu gestalten. Von Beginn an wurde auch das mobile Layout konsequent mitgedacht, um eine optimale Darstellung und Bedienbarkeit auf allen Endgeräten zu gewährleisten.

Dritter Schritt: Umsetzung

Auf Basis des finalisierten Designs und der definierten Funktionen startete die eigentliche Umsetzung. Aus den Konzepten wurden konkrete Aufgabenpakete geschnürt, die wir gemeinsam mit davengo priorisierten, um möglichst schnell einen ersten funktionsfähigen Prototyp bereitzustellen. Bereits nach wenigen Wochen konnten die ersten Anmeldungen mit dem neuen System getestet werden, während parallel weitere Features in Entwicklung waren.

Schritt für Schritt wurde jedes Arbeitspaket umgesetzt, manuell und auch automatisiert getestet und durch das davengo-Team geprüft und abgenommen. Das Feedback von davengo floss direkt in die laufende Entwicklung ein, wodurch Anpassungen und Verbesserungen schnell realisiert werden konnten. Durch den regelmäßigen Austausch und transparente Kommunikation über den Projektfortschritt entstand ein effizienter, agiler Entwicklungsprozess.

Vierter Schritt: Interne Tests und Tests mit Veranstaltern

In der finalen Testphase überprüften Mitarbeiter von Lucent Code und davengo das Zusammenspiel aller Funktionen umfassend. Um eine objektive Einschätzung zu gewährleisten, wurden zusätzlich Kolleginnen und Kollegen eingebunden, die nicht direkt an der Entwicklung beteiligt waren. So konnten wertvolle Außenperspektiven in die Bewertung einfließen.

Darüber hinaus wurden auch ausgewählte Veranstalter frühzeitig in die Testphase einbezogen, um praxisnahes Feedback aus der tatsächlichen Anwendung zu erhalten. Diese Rückmeldungen halfen dabei, letzte Details zu optimieren und kleinere Verbesserungen gezielt umzusetzen, bevor das neue System schließlich für den produktiven Einsatz freigegeben wurde.

Fünfter Schritt: Verteilung und schrittweiser Einsatz des neuen Systems

Nach Abschluss der intensiven Testphase wurde die neue Firmenlaufanmeldung auf die Production-Server übertragen. Zunächst erfolgte die Umstellung ausgewählter, kleinerer Veranstaltungen, um das System unter realen Bedingungen zu erproben. Dabei konnten wertvolle Erkenntnisse zur Nutzerakzeptanz gewonnen werden – sowohl seitens der Veranstalter als auch seitens der teilnehmenden Läuferinnen und Läufer. Alle neuen Anmeldungen wurden in dieser Phase zusätzlich manuell geprüft, um sicherzustellen, dass sämtliche Prozesse reibungslos funktionieren und die Daten fehlerfrei verarbeitet werden. Das schrittweise Vorgehen ermöglichte es, das System stabil und kontrolliert auszurollen und gleichzeitig wertvolles Feedback für weitere Optimierungen zu sammeln.

Ergebnis: Ein modernes und flexibles System

Die neue Firmenlaufanmeldung ist nicht nur technisch auf dem neuesten Stand, sondern auch deutlich benutzerfreundlicher.

• Positive Nutzererfahrung: Sowohl Veranstalter als auch Teilnehmer profitieren von klaren Abläufen und einem modernen Interface.
• Flexibilität: Branding-Optionen ermöglichen eine individuelle Gestaltung der Anmeldung für verschiedene Events.
• Schrittweiser Rollout: Kleinere Veranstaltungen setzten die neue Anmeldung erfolgreich ein, wodurch wertvolle Erkenntnisse für die vollständige Umstellung gesammelt werden konnten.
• Stabilität und Sicherheit: Die modulare Architektur und die neuen automatisierten Tests sorgen für langfristige Wartbarkeit und einfache Erweiterungen.

Durch den engen Austausch mit davengo konnte eine maßgeschneiderte Lösung entstehen, die den gestiegenen Anforderungen gerecht wird und den Weg für die kommenden Jahre ebnet.

Ausblick

In 2026 wird jede neue Firmenlaufanmeldung bei davengo vollständig auf dem modernisierten System basieren. Für Ende 2025 ist außerdem der sukzessive Einsatz der ebenfalls neuen Einzel- und Teamanmeldungen geplant. Schritt für Schritt werden somit weitere Veranstaltungen auf die neue Plattform umgestellt, bis alle Laufeanmeldungen bei davengo vollständig mit dem neuen System arbeiten. Mit dieser Modernisierung schafft davengo eine zukunftssichere Grundlage für die digitale Abwicklung von Laufanmeldungen: flexibel erweiterbar, technisch auf dem neuesten Stand und bereit für die kontinuierliche Weiterentwicklung im Rahmen unserer Software Entwicklung.

Über Lucent Code

Lucent Code ist eine Berliner Agentur für Softwareentwicklung. Wir beraten und betreuen kleine bis mittelständische Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Transformation. Wir entwickeln Individualsoftware, die Prozesse optimiert und langfristig Zeit und Kosten reduziert.