Viele Unternehmen starten ihre Digitalisierung mit dem Ziel, effizienter, schneller und moderner zu werden. Leider endet dieser Weg allzu oft in einer reinen Übertragung bestehender Papierprozesse auf digitale Plattformen. Damit verschenkt man enormes Potenzial. In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Digitalisierung auf das nächste Level heben und echte Mehrwerte für Ihre Kunden und Mitarbeiter schaffen können - indem Sie Prozesse neu denken, statt die eingefahrenen alten Strukturen zu übernehmen.

Optimierungen

Oft hat man sich schon so sehr an den Prozess gewöhnt, dass die Sicht auf die möglichen Verbesserungen sehr limitiert ist und man im Kopf ein sehr fixes Bild des Prozesses hat. Hier kann eine Beratung durch uns hilfreich sein. Im Zuge der Beratung unserer Kunden und bei der Umsetzung von Projekten zum Thema "Digitale Transformation" konnten wir einige typische Optimierungen herausarbeiten, die bei der Digitalisierung von Formularen und Prozessen sinnvoll sind.

Ganze Prozesse statt Formulare digitalisieren

Ein Online-Formular ist meist nur der erste Schritt in einem weiterführenden Prozess. Wenn der Nutzer das Formular ausgefüllt und abgeschickt hat, beginnt der eigentliche Mehrwert der Digitalisierung. Wirkliche Digitalisierung bedeutet, ganze Prozesse neu zu denken: digitale Freigaben und Bestätigungen, automatisierte Erinnerungen, Einblick zu jeder Zeit - all das kann die Bearbeitungszeit des Prozesses drastisch verkürzen. Ein Nutzer sollte stets wissen, wo er sich im Prozess befindet, ob er aktuell etwas zu erledigen hat, wann er mit der nächsten Antwort rechnen kann und was die nächsten Schritte sind. So hilft z.B. eine einfache automatische Antwort dem Nutzer zu vermitteln, dass das Formular angekommen ist und weiter bearbeitet wird. Je stärker der nachgelagerte Prozess digitalisiert und automatisiert ist, desto reibungsloser und schneller ist auch der Gesamtprozess.

Medienbrüche vermeiden

Eine echte Digitalisierung vermeidet Medienbrüche. Das bedeutet, dass ein digital eingereichter Antrag auch digital weiterbearbeitet werden sollte. Wo erneut Papier ins Spiel kommt, entsteht oft Frust, Zeitverlust und neue Fehlerquellen. Der fehlende Drucker und der langsame Postweg wird so schnell zur Hürde und verhindert die weitere Arbeit am Prozess. Denken Sie Ihre Prozesse vom ersten bis zum letzten Schritt neu und versuchen Sie so viel wie möglich digital zu lösen.

Analoge Beschränkungen hinterfragen

Papierformate wie DIN A4 haben früher viele Layoutentscheidungen diktiert: eine begrenzte Anzahl von Spalten, kleinere und gequetschte Felder, strikte Seitenumbrüche und zusätzliche Formulare als Anhänge für weitere Details. Im digitalen Raum gelten diese Grenzen nicht. Nutzen Sie die gewonnene Flexibilität, um Prozesse dynamischer und deutlich nutzerfreundlicher zu gestalten. Eine moderne digitale Anwendung bietet Raum für Klarheit und Nutzerführung: Klare Eingabefelder, hilfreiche Hinweise und ggf. auch mobile Optimierung sind zentrale Bausteine, um Akzeptanz und Effizienz zu steigern. Sollte das Formular doch zu Archivzwecken ausgedruckt werden müssen, können die erfassten Daten auch für das DIN-A4-Format passend ausgegeben werden.

Datenstrukturen neu denken

Statt Formularfelder für menschliche Leser zu gestalten, sollten Sie digitale Prozesse an klaren Datenmodellen ausrichten. Eine Postanschrift kann z.B. in mehrere Einzelfelder aufgeteilt werden, um den Benutzer beim Ausfüllen der Adresse zu unterstützen und die erfassten Daten später leichter analysieren zu können. Eine feste Anzahl an Zeilen in einer Tabelle zur Erfassung von z.B. Belegen oder Personen kann normalerweise durch flexiblere Ansätze gelöst werden.

Automatisierungspotenziale erkennen

Nutzen Sie diese Funktionen, um Aufwand und Fehler zu minimieren und schaffen Sie auf diese Weise Raum für bessere und wertschöpfende Tätigkeiten.

Berechtigungen und Datenschutz beachten

Mit zunehmender Digitalisierung steigen auch die Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Ein durchdachtes Rollen- und Rechtekonzept ist unverzichtbar, um Vertrauen zu schaffen und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Integration von KI und Sprachmodellen mitdenken

In den letzten Jahren rückt zunehmend auch die Integration von großen Sprachmodellen (LLMs) und Künstliche Intelligenz (KI) in den Mittelpunkt der Digitalisierungsprojekte. Sie eröffnen ganz neue Möglichkeiten: Automatisierte Textanalysen, Extraktion von Informationen aus Bildern und Dokumenten, intelligente Formularauswertungen, Chatbots für Kundenanfragen oder Assistenzsysteme für interne Mitarbeiter sind längst keine Zukunftsmusik mehr. LLMs können dabei helfen, unstrukturierte Informationen zu verarbeiten, Antworten in natürlicher Sprache zu generieren oder sogar Entscheidungen im Rahmen klar definierter Regeln vorzubereiten. Der Schlüssel liegt im Moment darin, KI nicht isoliert zu betrachten, sondern sinnvoll in bestehende Workflows und Systeme zu integrieren, als Werkzeug zur Effizienzsteigerung und zur Entlastung der Mitarbeiter.

Fazit

Echte Digitalisierung geht weit über die Digitalisierung von Eingaben und Papierformularen hinaus. Wer etwas mehr Arbeit und Zeit investiert und analoge Beschränkungen überwindet, Prozesse neu denkt und Nutzer sowie Daten in den Mittelpunkt stellt, erreicht deutlich bessere Ergebnisse. Medienbrüche und analoge Denkweisen sollten konsequent hinterfragt und vermieden werden. Durch die Integration moderner Technologien wie KI und besserer Automatisierung entstehen nachhaltige Wettbewerbsvorteile und Mehrwerte für Kunden, Mitarbeitende und das gesamte Unternehmen. Mit unserer Expertise können wir Ihnen helfen die Brücken im Kopf einzureißen und die Grenzen des analogen Prozesses hinter sich zu lassen.